会社の福利厚生として弔慰金を渡す場合、原則、社内の弔慰金規程に従いますが、細かい実務については規程で定めず、担当者の裁量に任せているケースも珍しくありません。
本記事では、いくつか考えられる弔慰金の渡し方のパターンや、弔慰金を渡す前に遺族に連絡する際の例文やタイミングなどの遺族に確認すべきことについて解説します。
１．弔慰金の渡し方はマナーより社内規程にしたがう
社員が亡くなった場合、会社からの弔慰金の受け渡し方法について遺族へ連絡をするのが一般的ではありますが、マナーについて論じる以前に、会社の福利厚生制度である以上、社内の弔慰金規程にしたがう必要があります。
弔慰金は一般的に就業規則の慶弔見舞金規程などで定められますが、そこで遺族への渡し方の詳細が定められている場合、その方法で進めます。
一方、社内規程で詳細が定められていない場合、遺族へ電話等で連絡して弔意を伝えたうえで、訪問日時のアポイントメントをとり、対面で封筒を手渡しする場を設けるケースが最も丁寧な対応とされます。
遺族への弔慰金の渡し方の4つのパターン
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現金を渡す |
振込をする |
対面 |
遺族で電話で連絡し、指定の日時に訪問し、弔慰金として現金を包んだ封筒を渡す |
遺族に電話で連絡し、弔慰金を指定の口座に振込み、指定の日時で訪問し、その目録が入った封筒を手渡しする |
非対面 |
遺族に電話で連絡し、現金を入れた封筒を現金書留で送る |
会社の弔慰金の申請について書面で案内する（申請内容をもとに弔慰金を振込み、振込完了の案内を通知する） |
なお、社員が業務上の都合で亡くなったケースの弔慰金は、渡し方についても、「より丁寧」とされる対面での渡し方を選ぶ傾向があります。
その理由は業務外で亡くなったケースに比べると弔慰金の相場が高くなるのと同様、会社からの深い弔意を示すためと考えられます。
会社の弔慰金の相場金額については次のコンテンツで詳しく解説しています。
会社からの死亡弔慰金の相場は？社員本人と家族のケースを解説
また、会社が採用する福利厚生の仕組みによっては、社員の遺族へ電話等での連絡や訪問を行わないケースがあります。
その場合は、会社から遺族宛に、弔慰金を受取るための案内文書を郵送し、遺族から弔慰金を申請します。
他にも、社員の家族が亡くなったケースの弔慰金では、個別の弔慰金申請を必要とせず、社員の忌引き休暇申請をもって弔慰金の手配を進めるケースもあります。
ちなみに、弔慰金が「現金を渡す」パターンでも「振込をする」パターンでも、マナー上の丁寧さに違いはないものと考えられます。
会社の弔慰金規程に渡し方の詳細が定められていない場合、弔慰金の金額の多寡に限らず、盗難や紛失のトラブルを避けるため、現金を取扱うパターンより、振込のパターンを採用した方が比較的安全な渡し方と言えるためです。
弔慰金の受け渡し前に遺族へ連絡する際の例文
社員の遺族に電話で連絡する際は、いきなり弔慰金の受け渡しについて確認をするのではなく、弔意を示したうえで「受け渡し方法」や「受け渡し日時」を確認するのがマナーです。
制度運用上、社員の万一の際に連絡する緊急連絡先を控えておければ一番よいですが、連絡先が不明な場合、社員のプライベートで使用している端末の連絡先に電話をかけてみると、遺族と直接、連絡がとれる可能性があります。
遺族へ連絡する場合の対応例は次のとおりですが、弔慰金の制度運用上、必要な確認事項が他にもあれば、一回で確認できるようにします。
遺族へ連絡する際の例
○○会社の○○部○○と申します。
こちら、◯◯さんの配偶者の◯◯さんのお電話で間違いないでしょうか。
（返答を待つ。確認ができたら次を話す）
先日は突然のこと、心からお悔やみ申しあげます。
◯◯さんには大変お世話になりました。
会社として弔慰金をお渡ししたいと考えております。
できれば○○さんのご都合が良い日にご自宅へ弔問させていただきたいのですが、ご都合をお伺いしてもよろしいでしょうか。
弔慰金を渡す際に遺族にかける言葉
弔慰金を渡す際の言葉は簡単に済ませます。
「お悔み申しあげます」「この度はご愁傷様です」などの弔意を示す言葉をかけ、故人や遺族に対して不快感を与えないように振舞います。
なお、「たびたび」、「かさねがさね」など重ね言葉は不幸が繰り返されるイメージを持つため、使用しないように気をつけます。
２．弔慰金を渡すタイミング
弔慰金を渡すタイミングは、会社の弔慰金規程の内容によっても変わる可能性はありますが、一般的な弔慰金を渡すタイミングは「葬儀が終わって遺族が落ち着いた頃合い」です。
特に弔慰金を手渡しする場合、葬儀の対応などに追われている遺族へ配慮するため、落ち着いたタイミングが選ばれるのです。
弔慰金の受取りのための申請手続きをしてもらう場合でも、葬儀が終わり、遺族が落ち着いたタイミングで案内するのがよいでしょう。
会社の弔慰金制度については次のコンテンツで詳しく解説しています。
会社の弔慰金とは？定義や相場、非課税金額の計算方法を解説
ちなみに、葬儀に参列して弔慰金を手渡しすることがマナー違反というわけではないため、社員が葬儀に参列し、香典とは別に用意した弔慰金を手渡しすることもできます。
ただし、昨今は家族だけで行う小規模な葬儀が一般化している傾向を考えれば、参列が難しいと想定されるため、葬儀とは別の機会を設けた方がよいでしょう。
また、弔慰金と香典は異なるものなので、社員が葬儀に参列する場合は香典を用意します。
社員の遺族に対し、弔慰金を手渡しするケースでは、社員の葬儀や告別式が終わった後、会社の社長、社員の直属の上司など会社の代表者が弔問し、弔慰金を渡すのが一般的です。
社員の家族が亡くなって、弔慰金を手渡しする際は、忌引き休暇を明けて出社した社員に、直属の上司か、弔慰金制度の担当者が弔慰金を渡します。
封筒を用意する場合は白無地を用意する
弔慰金を渡すために弔問の機会を得られた場合、現金を包むケースでも、振込金額を記載した目録（中入れ）を包むケースでも、封筒に包んで渡す必要があります。
弔慰金の封筒に記載する内容は、香典とは異なるため、書き方に注意します。
会社の弔慰金を包む封筒の書き方のマナーについては次のコンテンツで詳しく解説しています。
会社の弔慰金を渡す封筒の選び方と書き方と中身の入れ方を解説
（執筆 株式会社SoLabo）
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